Der IDW Rechnungslegungsstandard "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren des Fachausschusses für Informationstechnik (IDW RS FAIT 3)" enthält konkrete und DMS-spezifische Regelungen und Anforderungen zur Prüfung von Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme (DMS).
Die RS FAIT 3-Grundsätze für Wirtschaftsprüfer sind abgeleitet aus dem Handelsgesetzbuch; es werden aber auch andere rechtliche Grundlagen wie die Abgabenordnung, das Umsatzsteuerrecht und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Lösungen (GDPdU) wie folgt berücksichtigt:
Grundsatzanforderungen:
- Richtigkeit,
- Vertraulichkeit und Autorisierung,
- Integrität und Authentizität,
- Verfügbarkeit,
- Unveränderbarkeit,
- Nachvollziehbarkeit.
Inhalte:
- Darstellung der heutigen Archivierungsverfahren,
- Komponenten einer DMS-Lösung,
- Rechtliche Grundlagen, wie HGB, AO, GDPdU oder BDSG,
- Beschreibung von typischen Einsatzszenarien, wie frühe oder späte Erfassung, Datenarchivierung oder E-Invoicing,
- Darstellung der rechtlichen, technischen und organisatorischen Risiken beim Betrieb einer DMS-Lösung,
- Anforderungen für den sicheren DMS-Betrieb.
Wir bieten Ihnen unsere Dienstleistungen bei der Planung, Einführung und Einrichtung sowie Prüfung von DMS-Lösungen an.
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